Teknologi Informasi

Sistem Informasi Manajemen

Pengertian

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

- SIM terutama melayani fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan di tingkat manajemen

- SIM merangkum dan melaporkan operasi-operasi dasar dari perusahaan

- SIM biasanya melayani manajer yang tertarik pada hasil-hasil mingguan, bulanan, dan tahunan

Sistem Pendukung (pengambilan)Keputusan (SPK)

- SPK membantu para manajer untuk mengambil keputusan yang semi-terstruktur, unik, atau berubah dengan cepat, dan tidak dapat ditentukan dengan mudah di awal

- SPK lebih memiliki kemampuan analisis dibandingkan sistem lain

Karakteristik Sistem Informasi Manajemen

- SIM mendukung pengambilan keputusan terstruktur pada tingkat kendali operasional dan manajemen. Juga berguna untuk tujuan-tujuan perencanaan bagi manajer senior

- Biasanya berorientasi pada pelaporan dan pengendalian

- SIM bergantung pada basis data dan alur data yang telah tersedia di perusahaan

- SIM memiliki kapabilitas analitik

- SIM secara umum membantu dalam pengambilan keputusan menggunakan data saat ini dan masa lalu

- SIM bisa memiliki orientasi internal atau eksternal

Jenis Sistem Informasi

Terdapat bermacam-macam sistem informasi, sesuai dengan tingkatan manajemen dan fungsi bisnisnya, sebagaimana terlihat pada ilustrasi berikut

Siklus Hidup Pengembangan

Metode pengembangan Sistem Informasi meliputi beberapa tahap secara umum sebagai berikut

1. Perencanaan

2. Analisis

3. Perancangan

4. Pengembangan

5. Penggunaan

Tahap Perencanaan

Tujuan

1. menentukan ruang lingkup proyek

2. mengenali berbagai area permasalahan potensial

3. mengatur urutan tugas

4. membuat dasar untuk pengendalian

Tahap Analisis

Tujuan : penelitian sistem yang telah ada dengan target merancang sistem yang baru atau diperbarui

Langkah-langkah :

1. sosialisasi penelitian sistem

2. pengorganisasian tim proyek

3. mendefinisikan kebutuhan sistem informasi

4. menyiapkan usulan rancangan

5. menerima / menolak rancangan

Tahap Perancangan

Tujuan : menentukan operasi dan data yang dibutuhkan oleh sistem baru

Langkah :

1. menyaipakan rancangan sistem terperinci

2. mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

3. mengevaluasi berbagai alternatif sistem

4. memilih konfigurasi terbaik

5. menyiapkan usulan penerapan

Tahap Pengembangan

Tujuan : memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan sebuiah sistem yang bekerja

Langkah :

1. merencanakan pengembangan

2. mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak

3. menyiapkan basisdata

4. melatih pengguna

5. masuk ke sistem baru

Tahap Penggunaan

Tujuan : menggunakan sistem baru, melakukan penelitian formal untuk menilai sejauh mana kinerja sistem baru dan memeliharanya

Langkah :

1. menggunakan sistem baru

2. mengaudit sistem baru

3. memelihara : memperbaiki kesalahan, memutakhirkan, dan meningkatkan lagi sistem

Membangun Kompetensi Profesi Manajemen Proyek

Manajemen proyek. Mendengar istilah ini mungkin Anda punya banyak penafsiran. Ada yang menghubungkannya sebagai bagian dari disiplin ilmu sipil (civil engineering). Atau, ada yang malah alergi dengan kata “proyek”, seperti halnya konotasi negatif “memproyekkan” kegiatan-kegiatan di pemerintahan. Padahal, definisi proyek sebenarnya dibuat untuk membedakannya dari operation.

Menurut Project Management Institute, proyek adalah kegiatan/usaha bersifat sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk atau jasa yang unik. Hal yang cukup spesifik dari karakteristik proyek adalah sifatnya yang sementara, bukan kegiatan rutin dan berulang (repetitive). Dan menurut A Guide to the Project Management Body of Knowledge, proyek setidaknya dapat dilihat dan dikelola dari 9 subdisiplin pengetahuan/manajemen yakni: manajemen lingkup pekerjaan, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen kualitas, manajemen SDM, manajemen komunikasi, manajemen risiko, manajemen procurement, dan manajemen integrasi. Seluruh bagian disiplin ilmu ini saling terkait satu sama lain, sehingga penguasaan dan penererapannya sangat penting artinya bagi kesuksesan proyek.
Apa istimewanya manajemen proyek? Hal penting yang turut membuat orang mulai melihat pentingnya disiplin ilmu ini adalah ketika bangsa Amerika mengalami kegagalan serius di megaproyek mereka. Tepatnya, kalimat yang kini menjadi terkenal: “Houston we have a problem.” Kalimat yang diucapkan awak Apolo 13 yang gagal, membuka mata NASA atas pentingnya manajemen proyek. Sebelumnya, mereka hanya menekankan masalah teknis dan agak mengabaikan masalah yang sifatnya human (manajemen). Tonggak sejarah inilah yang mengawali perkembangan manajemen proyek yang notabene banyak dimulai dari dunia industri konstruksi (civil engineering). Namun, apakah manajemen proyek hanya relevan untuk proyek konstruksi?

Pelajaran lain yang cukup menarik datang dari dunia industri teknologi informasi (TI). Standish Group pada 1998 menerbitkan laporan yang mereka sebut Chaos Theory. Isinya cukup mencengangkan, bahwa proyek-proyek TI yang dinyatakan sukses pada 1998 hanya 26%. Sisanya masuk kategori challenged (yang artinya overtime dan overbudget) atau bahkan masuk kategori gagal (failed). Yang menarik, dalam telaah yang lebih intens ternyata faktor terbesar penyebab kegagalan (86%) bukanlah masalah teknis, tapi lebih pada faktor manajemen, dalam hal ini manajemen proyek.

Inilah yang patut dicermati sehingga dalam perkembangan industri TI (atau secara umumnya industri teknologi komunikasi informasi), manajemen proyek menjadi salah satu disiplin yang berkembang paling pesat dan memperoleh perhatian sangat serius. Tak terkecuali di Indonesia.

Di negara kita, kepopuleran sertifikasi manajer proyek profesional boleh jadi dipicu permintaan industri minyak dan gas. Dalam industri yang berisiko tinggi ini, kompetensi pekerja tidak dapat ditawar lagi, sehingga wajarlah sejumlah sertifikasi tertentu - sertifikasi pengelasan (welder), sertifikasi instalator listrik, dan lain sebagainya - menjadi persyaratan mutlak. Para pekerja lokal mau tidak mau bersaing dengan rekannya dari berbagai negara. Demikian halnya profesi manajemen proyek. Sertifikasi profesi menjadi hal yang dipandang penting sebagai salah satu aset dalam menunjukkan tingkat profesionalitas seseorang.

Dari sekilas pengamatan plus pengalaman penulis atas penerapan asas-asas manajemen proyek yang baik dan benar di sejumlah kegiatan masyarakat, rupanya pemahaman atas manajemen proyek belum menjadi bagian yang mendapat perhatian memadai. Walaupun saat ini paling tidak ada dua organisasi yang membidangi profesi manajemen proyek (PMI Chapter Indonesia dan Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia), kesadaran masyarakat (baik secara individual maupun institusional) atas pentingnya manajemen proyek menurut penulis masih rendah. Salah satu kasus yang mungkin menarik didiskusikan, misalnya aspek manajemen risiko atas sistem TI yang dimiliki KPU pada Pemilu legislatif beberapa waktu yang lalu.

Aktivitas penghitungan suara yang menggunakan bantuan sistem TI sempat menjadi sorotan ketika banyak kendala muncul. Walau sebagian besar kendala adalah pada faktor manusia (pemasukan data dari lapangan), hal ini tidak boleh dipandang secara sepotong-sepotong. Memang tidak salah bila ada yang menganggap masalah yang muncul merupakan salah satu kekurangan dari penerapan teknologi itu sendiri, sehingga perlu dilakukan audit terhadap sistem TI. Namun yang dikhawatirkan, audit hanya menyoroti dari sisi teknologi, padahal permasalahan yang lebih luas dapat saja terjadi di luar kemampuan teknologi.

Menggunakan pendekatan audit manajemen proyek, proses audit dapat dilihat dari berbagai sudut pandang sesuai dengan 9 dimensi disiplin yang ada dalam manajemen proyek. Dari sisi manajemen risiko, misalnya. Pihak pelaksana proyek dapat menjelaskan: Strategi apa saja yang telah dimiliki jika terjadi hal-hal yang dirasa dapat mengganggu jalannya proyek; sudahkah faktor risiko diidentifikasi dan dianalisis (termasuk kemungkinan apa yang terjadi dan dampaknya terhadap kelangsungan proyek); bagaimana strategi yang digunakan jika terjadi risiko; langkah apa yang ditempuh untuk mengurangi kemungkinan ataupun dampak dari risiko itu; sudahkah memiliki rencana kontinjensi; bagaimana mengomunikasikan hal-hal ini kepada seluruh stakeholder atas risiko yang mungkin, sedang atau telah timbul, serta langkah-langkah yang ditempuh. Audit manajemen proyek, diyakini penulis dapat melihat permasalahan yang timbul di KPU dengan lebih komprehensif dan kontekstual.

Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Intranet

Arsitektur SIMA
SIMA menerapkan arsitektur client-server three-tiers, dimana Application web Server akan bertindak sebagai middle-tier yang menyediakan seluruh aplikasi yang diperlukan client sebagai front-end untuk berinteraksi dengan database server sebagai back-end.
SIMA dibangun dengan menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Pada sisi application server akan menggunakan PHP dan Apache. Sedangkan sisi database server menggunakan Database PosgreSql yang berjalan dibawah sistem operasi Linux.

Diagram Alur Data (Model Fungsional)

Diagram alur data merupakan model fungsional SIMA. Diagram ini menggambarkan Sistem Informasi Manajamen Aset yang artinya hanya menggambarkan proses-proses yang berlangsung di perangkat lunak SIMA untuk lingkungan unit pengurus barang (UPB).
Secara keseluruhan diagram terdiri dari 3 proses sebagai berikut :

1. Opname Fisik Barang Inventaris, petugas inventaris melakukan opname fisik barang inventaris ke setiap ruangan. Hasil dari operasi fisik ini berupa data-data barang inventaris (alat dan bahan) mengenai keberadaan barang, kondisi barang, dan perubahan data barang, data buku perpustakaan.
2. Pencatatan Data Barang, berdasarkan hasil dari opname fisik barang inventaris, perubahan-perubahan yang terjadi (barang masuk/keluar, atau perubahan data barang) akan dicatat ke buku inventaris peralatan dan bahan, daftar inventaris lain (DIL) , daftar Inventaris Ruangan (DIR) dan kartu inventaris barang (KIB – Tanah, Gedung dan Alat Kendaraan Bermotor. Jika terjadi mutasi barang dari hasil opname fisik maka akan dicatat ke buku mutasi barang
3. Pembuatan Laporan-laporan, berdasarkan data buku inventaris yang telah diupdate dari hasil opname pisik, akan dihasilkan laporan hasil opname fisik barang inventaris (LOFBI), laporan Buku Inventaris, Laporan Posisi Awal (LPA) dan Laporan tahunan inventaris (LTI). Dari buku mutasi dan buku inventaris juga akan dihasilkan laporan mutasi barang triwulan (LMBT I - IV).

Gambar 1. Diagram Alur Data SIMA

Diagram Entity-Relationship (Model Objek)
Database disimpan pada server “Gryfindor�? dengan nama database “sima�?, terdiri dari 23 tabel yang disusun secara relasional dengan proses normalisasi.
Diagram Entity-Relationship (D-ER) merupakan model objek/statis yang menggambarkan struktur hubungan antar tabel untuk memudahkan menganalisa relasionalitas tabel-tabel tersebut. Detail entity (tabel) dengan atribut (field) dari SIMA dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Diagram E-R SIMA

Modul-modul dan Kelompok Pengguna SIMA (model keamanan)
SIMA terdiri dari tiga modul utama, yaitu referensi, inventarisasi barang dan pelaporan. Masing-masing modul memiliki sub-sub modul seperti yang diperlihatkan pada gambar 3.

Gambar 3. Modul-modul SIMA

Komponen pengembangan sumber informasi pertanian nasional dan lokal merupakan salah satu komponen kegiatan PFI3P yang memiliki tujuan untuk meningkatkan akses petani terhadap informasi untuk menunjang kegiatan usahataninya. Ruang lingkup kegiatan ini adalah mengembangkan national farming website (website informasi pertanian di tingkat nasional) dan membangun pusat informasi pertanian lokal di tingkat kabupaten; serta menyediakan informasi pasar dan informasi teknologi pertanian dengan dukungan teknologi informasi yang dapat digunakan untuk memilih teknologi produksi yang paling menguntungkan, melihat usaha yang paling menguntungkan, memutuskan kapan dan dimana dapat menjual produksinya sekaligus sebagai sarana penyampaian informasi dan umpan balik dari petani ke pusat informasi. Kegiatan yang dilaksanakan dalam mendukung pengembangan sumber informasi pertanian nasional dan lokal selama lima tahun adalah : 1) Penyempurnaan sistem informasi pasar; 2) Pengembangan national farming website; dan 3) Pembangunan pusat informasi pertanian di kabupaten/dinas pertanian. Penyempurnaan Sistem Informasi Pasar Kegiatan penyempurnaan sistem informasi pasar dilaksanakan di Pusat Data dan Informasi Pertanian (PUSDATIN), Departemen Pertanian. Tahapan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut: Melakukan kajian terhadap kegiatan penyempurnaan sistem informasi pasar yang dilaksanakan bersama-sama dengan konsultan proyek, termasuk kajian dalam peningkatan kapasitasnya maupun ruang lingkup isi sistem informasi pasar, dan rancangan aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan petani di lahan marjinal; Melakukan pemantapan sistem informasi pasar, termasuk hardware dan memodifikasi software, serta penyusunan prosedur untuk pengoperasian sistem yang telah dikembangkan; Melakukan pemantapan anggaran secara reguler ke dalam anggaran Deptan dalam pengoperasian sistem informasi pasar. Pengembangan Website Pertanian Nasional Pengembangan website pertanian nasional akan dilaksanakan dengan beberapa tahapan sebagai berikut: Mempelajari website sejenis di negara lain; Mengidentifikasi model yang dapat diaplikasikan untuk website Indonesia di lokasi PFI3P; Merancang web dan hosting; Melakukan pemutakhiran secara reguler dan melakukan pengembangan (expansion); Melakukan kontak secara langsung dengan sektor swasta untuk berpartisipasi dalam website. Pembangunan Pusat Informasi Pertanian di Tingkat Kabupaten Pembangunan pusat informasi pertanian di kantor/instansi/lembaga pertanian kabupaten atau di kantor Bupati dilaksanakan di lokasi yang representatif, di mana kontak tani dapat akses dengan pusat informasi pertanian. Pusat informasi ini akan berfungsi sebagai one stop shop untuk pertukaran informasi di mana kontak tani dapat memperoleh informasi yang berguna dan sesuai dengan inovasi produksi dan pemasaran. Tahapan dari kegiatan ini meliputi: Konsultan proyek bekerjasama dengan Pusat Data dan Informasi Pertanian (PUSDATIN) dan Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) dalam merancang model untuk pusat informasi dan isinya, termasuk identifikasi informasi-informasi yang berkaitan (informasi pasar dan informasi teknologi pertanian tepat guna); Mengembangkan rencana untuk membangun pusat-pusat informasi di kabupaten; Menyediakan hardware dan software untuk pembangunan pusat-pusat informasi pertanian; Melatih tenaga pengelola jaringan yang dibentuk oleh Bupati untuk mengoperasikan pusat informasi pertanian (pelatihan dialaksanakan oleh konsultan); Mengoperasionalkan pusat-pusat informasi dengan anggaran yang dialokasikan oleh bupati. Kegiatan pengembangan sumber informasi pertanian nasional dan lokal akan dilaksanakan selama lima tahun anggaran, yaitu tahun 2003-2007